如何找到适合自己的办公室

发布日期:2021-08-03
找办公室这件事上,传统的中介模式,不仅仅信息不对称,而且往往无意或有意的暗藏玄机,让大家特别是初次创业者无所适从,从较高的期待瞬间一落千丈。justwork特地整理出来一些注意事项,不仅仅提高找办公室效率避开不必要的坑,同时也是希望整个行业能走上一条健康发展的新道路。申明下,本文介绍的是联合办公类的办公空间领域,初创企业或小微团队为主,其他寻租传统商业办公空间可做参考。

1、该如何开始?
a) 明确现阶段成员人数,包括一定周期内的发展人数,这之中需要评估每个人的工作性质,如果有人常外出,可以考虑合用一个办公桌,同时由于联合办公类有公共区域可以临时办公,在特殊情况下都不会影响正常办公。另外如果知道一定周期内人员的增加变化,也可以与联合办公业主做好房间调整的安排。

b) 确定目标区域,根据团队成员的住宿位置和出行方式,选择交通便利的办公地点是必要的,不仅仅是目前团队成员便利,也是吸引新成员的的必要条件,也是让客户方便上门拜访。

c) 制定时间计划,何时入驻办公空间,建议起码提前一个月准备,尽管在justwork平台上最快实现1天内选中自己的空间不在少数,但联合办公空间不会等着你的。

d) 确定谁来执行和决策,可以同一人来执行并具有决策权,或分工,团队成员人数不同采取不同方案,如果有懂法务的跟进最好,但实际很难,那就更要读读本文了。

e) 做好房租预算,虽然大多数人本着越便宜越好,免费更好的心态,往往也是因为不知道市场行情而没有概念,但justwork还是建议根据自己项目筹集的资金,业务发展规划,人力成本,房租成本这类相对固定预算(特别提醒,建议将电费,网络费要考虑进去,后面会提到为什么要考虑)还是要有精细化管理的准备,并注意要考虑到押金等,不同的业主方会有不同押金条件。

f ) 有无特殊要求,例如有些公司常常会加班,而很多联合办公项目,都是在写字楼里面,物业一般都提供标准时间中央空调的开放(周一~周五上午8点到晚上7点),这样对于常常要加班的公司来说,能够提供24小时空调的联合办公就是首选了。

2、通过哪些渠道?
g) 朋友圈,这里是泛朋友圈,通过熟人关系推荐或询问。

f)  网络,包括移动端,PC端的查询,不过直接可以联系到房东和真实房源的平台较少,往往找到的是中介经纪人较多,建议找到专注于联合办公类的平台,并有效判断平台采取的业务模式,是中介平台陪看还是直接对接业主。

i) 中介经纪人,专业的写字楼领域,特别是联合办公领域的专业人士,只要是专业人士是能给到非常棒的支持。也可以扩大概念,担当中介经纪人角色的在线平台,因为目前国内大多数的办公空间租赁平台都是中介模式。一般都是免费提供服务的,即免佣服务,这是行业的规矩,一直高喊免佣的中介经纪人或平台并非是区别于其他同行。

j) 实地考察,如果目标区域比较明确,时间也比较充足,可以在目标区域去扫楼,部分联合办公品牌都会在所在楼的路边或所在楼自身的广告位置有明显的提示引导。

3、注意事项?
k)  房租报价
业主在设定房租时是根据地段,自身软硬件投入,周边市场行情制定的,但也会了招商活动采取优惠方式,另外也与用户你租期相关,租期短相对价格加高;业主方一般建议租期选择半年或一年左右。房租按工位每月报价为主,独立办公区域会配以面积辅助说明。

l)  付款方式
长租会有押金,押金一般为2-3个月的租金,租金1-2个月支付一次,付款方式一般不能商谈,有些业主或平台会有免押金的口号,具体需要评估。短租或特殊需求会有所不同,具体视业主接受与否,但将来会有更多的选择方式。

m) 是否包含网络
一般联合办公都提供免费的无线网络提供,只要你的对于网速要求不高,一般都能满足,但你还得问清楚,看后面t项说明,也有些联合办公基于楼宇或前期规划设计等原因,只提供公共区域的网络支持,自身网络需要另外申请,这个就需要你综合评估将来的固定开支是否在自己预算范围内。

n) 会议室使用要求
联合办公对于会议室一般分为:1.免费提供,需要提前预约(一般有限制要求,根据你的团队规模比如每个月提供多少个免费小时会议室,在此justwork提醒这个是合理的,千万不要去被所谓的完全免费的会议室吸引,那往往意味着你会订不到会议室,因为会被无效的会议需求给占用)。2.按照会议室大小不同,从100-800元/小时不等。还有相关设备使用,如果你们有电话视频会议也需要了解是否配备。

o)  是否包含电费
一般联合办公都会将电费包括在房租报价中,除非你们公司有很多耗电大家伙,也有些联合办公另外收取电费,这不必过于纠结,只要了解清楚即可,包括电费标准,再次综合评估将来的固定开支是否在自己预算范围内。

p)  空调是否24小时支持
   加班多的公司,一定要询问清楚,是否可以提供自己可以控制的中央空调系统。

q) 茶水间的饮料茶水和打印区域的设备的使用要求
一般联合办公都会提供茶水间的免费服务,包括冰箱,微波炉等,部分会采取收费方式,比如咖啡,酒水,另外有些联合办公项目为了吸引年前客户会提供更高级的咖啡机和啤酒等软饮料等,免费或收费都有。打印区域了解下基本报价,有一定条件下的免费,也有可以接受的收费,当然也有收费较高的。不过一般公司都会自配打印机,不必太纠结于此。

r)  前台提供哪些服务
一般包含常规接人待物的服务,前台的服务水平,是一家联合办公作为软实力的体现,比如能清楚了解入驻哪些企业,对来访客户做好专业引导等等,衡量是否优秀的重要因素, 所以各位创业者在实地看项目时候要多多留意,在此提醒,如果前台的颜值很高,可以加分,但切记你的最终目的:)。

s) 是否有保洁服务
一般指独立办公室内的保洁服务,比如房间内的垃圾清理等。

t)  是否可以拉独立的网络,电话,包括会产生哪些费用,楼宇物业管理公司需要另外收费与否?
一般需要客户在联合办公帮助与大楼所在物业管理公司沟通, 提出你们对于独立网络的要求, 物业管理公司会提出解决的办法和收费标准。

u)  是否提供注册地址
一般联合办公都为客户提供公司注册地址服务,但是前提要求合同期必须是一年及以上。

v)是否有停车位
特别市中心位置,如果你的团队伙伴有开车,需要了解清楚,包括附近可有停车,还有费用等等。

w)合同条款
合同条款不同业主有不同的版本,尚无统一规范的标准版本,需要仔细阅读,包括双方违约责任等等。

x)续租或每年租金上浮比例
了解续租或每年租金上浮比例,有些可以在合同体现。

y)业主自身的承租期
了解业主是自持物业还是二房东角色,并非排斥二房东定位,而是要了解其承租期限。

z)其他服务
一般为企业服务类,比如公司注册,财务外包,人事外包,商标注册,IT支持等等,一般由业主整合的第三方合作公司。有些联合办公带有孵化器政策,也可以具体了解,有啥补贴或奖励何尝不可,只是务必了解透彻,另外业主也一般也会介绍他们组织活动,企业互动交流等服务,这个视你的需求,如同看到他们配有颜值高的前台,可以加分,加多加少自行判断。

以上合计26个要点或注意事项,让你寻找联合办公类办公室更有效率,避免不必要的麻烦。